Wer Verwaltungssoftware für eine Sprachschule, ein Kurszentrum oder eine Sprachreiseagentur auswählt, stößt auf ein eigenes Vokabular — halb Reisegeschäft, halb Bildungsbetrieb, halb Software-Preisliste. Dieses Glossar definiert die 20 Begriffe, die in Demos, Angeboten und Verträgen tatsächlich fallen, in alphabetischer Reihenfolge. Jede Definition steht für sich; die Beispiele dahinter ordnen ein, warum der Begriff in der Praxis zählt.

Agentur-Portal

Ein Agentur-Portal ist ein eigener Online-Zugang, über den Vermittlungsagenturen Buchungen für ihre Schüler anlegen, den Status laufender Vorgänge einsehen und Dokumente abrufen — ohne dass jede Rückfrage per E-Mail läuft. Für Schulen mit Agenturgeschäft ersetzt es das Hin- und Herschicken von Formularen und macht die Provisionsabrechnung nachvollziehbar, weil beide Seiten auf denselben Datenstand schauen. Beim Preisvergleich lohnt der Blick, ob Agenten-Logins als kostenpflichtige Nutzer zählen oder frei sind.

Agenturprovision

Die Agenturprovision ist die Vergütung, die eine Sprachschule an eine Vermittlungsagentur für eine vermittelte Buchung zahlt — üblicherweise als Prozentsatz des Kurspreises, oft nach Agentur oder Leistungsart gestaffelt. Verwaltungssoftware bildet das über Provisionskategorien und Zahlungsbedingungen ab, sodass Provisionsrechnungen und -gutschriften automatisch aus den Buchungen entstehen statt aus einer separaten Tabelle.

Anfrage

Eine Anfrage ist die unverbindliche Kontaktaufnahme eines Interessenten vor der Buchung — im allgemeinen CRM-Sprachgebrauch der „Lead”. Anfragen und Buchungen getrennt zu führen ist eine Grundfunktion von Sprachschul-Software: Aus der Anfrage werden Angebot und Nachfass-Termin, und erst mit der Bestätigung wird daraus eine Buchung mit Rechnung und Belegung.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, englisch DPA) ist der nach Art. 28 DSGVO vorgeschriebene Vertrag zwischen einer Schule und jedem Dienstleister, der personenbezogene Daten in ihrem Auftrag verarbeitet — allen voran der Verwaltungssoftware. Er regelt, wo die Daten liegen, wer Unterauftragsverarbeiter ist und was bei einer Datenpanne gilt. Ein seriöser Anbieter stellt AVV und Sicherheitsübersicht auf Anfrage schriftlich bereit — wie das bei Fidelo aussieht, steht auf der Sicherheitsseite.

Belegungsplan

Ein Belegungsplan zeigt, welche Unterkunftsplätze — Zimmer bei Gastfamilien, Betten in Residenzen — in welchem Zeitraum belegt, reserviert oder frei sind. Weil Sprachreise-Buchungen mit An- und Abreisedaten hinterlegt sind, lässt sich daraus direkt ablesen, wo in einer starken Sommerwoche noch Kapazität ist und wo Überbuchung droht.

Buchung vs. Anmeldung

Eine Buchung ist die verbindliche Reservierung eines Leistungspakets im Sprachreise-Geschäft — typischerweise Kurs, Unterkunft, Transfer und Versicherung mit An- und Abreisedatum; eine Anmeldung ist die Registrierung zu einem Kurs im lokalen Unterrichtsbetrieb. Die Unterscheidung ist mehr als Wortklauberei: Hinter einer Buchung hängen Belegung, Provision und Reiseunterlagen, hinter einer Anmeldung Kursplatz, Teilnehmerliste und Zertifikat. Beide sind wiederum etwas anderes als die unverbindliche Anfrage.

CRICOS / PRISMS

CRICOS ist das australische Register der Bildungsanbieter, die internationale Studierende unterrichten dürfen; PRISMS ist das zugehörige staatliche Meldesystem, über das Anbieter Kursaufnahmen und -abbrüche an die Behörden melden. Beides betrifft ausschließlich Schulen mit australischen Meldepflichten — wer dort anbietet, braucht Software, die diese Meldungen unterstützt; für europäische Schulen spielt das Begriffspaar keine Rolle.

Einstufungstest

Ein Einstufungstest ermittelt vor Kursbeginn das Sprachniveau eines Teilnehmers, damit er in die passende Klasse kommt. In der Verwaltungssoftware ist er idealerweise ein Online-Formular, dessen Ergebnis direkt am Schülerdatensatz landet und die Klassenplanung speist — statt als PDF im Posteingang zu liegen.

Gastfamilien-Matching (Homestay)

Gastfamilien-Matching ist die Zuordnung von Schülern zu Gastfamilien anhand hinterlegter Kriterien — Allergien, Haustiere, Ernährungsweise, Raucher-Haushalt, Entfernung zur Schule. Software filtert dabei automatisch: Anbieter, deren Merkmale nicht zu den Anforderungen des Schülers passen, erscheinen gar nicht erst in der Auswahl. Zusammen mit Belegungszeiträumen verhindert das die zwei klassischen Fehler des Handbetriebs: die Doppelbelegung und die Katze im Haushalt des Allergikers.

LMS vs. Verwaltungssoftware

Ein LMS (Learning Management System, z. B. Moodle) organisiert das Lernen — Kursinhalte, Aufgaben, Lernfortschritt; Verwaltungssoftware organisiert das Geschäft — Anfragen, Buchungen, Rechnungen, Unterkünfte, Provisionen. Die beiden konkurrieren nicht, sie ergänzen sich: Das Verwaltungssystem übergibt Buchungs- und Klassendaten an das LMS, das LMS liefert den Unterricht. Wer ein LMS kauft und ein Verwaltungssystem erwartet (oder umgekehrt), merkt es meist erst nach der Einführung.

OTA-Modell (Buchungsgebühr)

Das OTA-Modell ist ein Software-Preismodell, bei dem der Anbieter pro Buchung oder prozentual am Umsatz mitverdient — benannt nach den Online Travel Agencies, die so arbeiten. Für die Schule heißt das: Die Softwarekosten wachsen mit jeder starken Saison mit. Das Gegenmodell ist der Fixpreis pro Verwaltungsnutzer, bei dem die Rechnung unabhängig vom Buchungsvolumen bleibt.

Rollenrechte

Rollenrechte (rollenbasierte Zugriffsrechte) legen fest, welche Teammitglieder welche Daten sehen und bearbeiten dürfen — die Unterkunftsabteilung die Gesundheitshinweise für die Gastfamilie, die Buchhaltung die Zahlungen, aber nicht umgekehrt. Datenschutzrechtlich sind sie mehr als Komfort: Besonders geschützte Angaben wie Allergien dürfen nicht für jeden im Team einsehbar sein, und Rollenrechte sind das Werkzeug, mit dem sich das technisch durchsetzen lässt.

Sammelrechnung

Eine Sammelrechnung fasst mehrere Buchungen oder Leistungen in einem einzigen Rechnungsdokument zusammen — typisch gegenüber Agenturen, die viele Schüler vermitteln, oder Firmenkunden, die Mitarbeiter in Kurse schicken. Sie reduziert Belegflut und Abstimmungsaufwand auf beiden Seiten, setzt aber voraus, dass das System die enthaltenen Einzelposten sauber den Buchungen zuordnet.

Schülerportal

Ein Schülerportal (auch Studenten-Portal oder Teilnehmer-App) ist der eigene Zugang für Kursteilnehmer, in dem Stundenplan, Dokumente, Rechnungen und Kursinformationen liegen. Es verlagert Routinefragen — „Wann ist mein Kurs? Wo ist meine Bestätigung?” — vom Empfangstresen in den Self-Service und ist bei vielen Anbietern für Schüler kostenlos, weil nur Verwaltungsnutzer als Lizenzen zählen.

Self-Service-Trial vs. geführte Demo

Self-Service-Trial und geführte Demo sind die zwei üblichen Wege, eine Software vor dem Kauf kennenzulernen: Beim Trial registriert man sich selbst und probiert ein leeres System aus; bei der geführten Demo zeigt der Anbieter das System in einem Termin entlang der eigenen Abläufe. Je konfigurierbarer eine Software ist — Preislisten, Provisionsregeln, Dokumentvorlagen —, desto eher setzt der Anbieter auf die Demo, weil ein unkonfiguriertes System wenig über den späteren Alltag aussagt. Ein fairer Mittelweg ist die Demo mit Testimport der eigenen Daten.

Staffelpreis (Pro-Nutzer-Modell)

Ein Staffelpreis ist ein Preismodell, bei dem der Preis pro Verwaltungsnutzer mit steigender Nutzerzahl stufenweise sinkt — die elfte Lizenz kostet weniger als die erste. Entscheidend ist, wer als Nutzer zählt: In fairen Modellen nur das Backoffice-Team, während Schüler-, Lehrer- und Agenten-Logins frei bleiben. Wie sich das konkret rechnet, lässt sich mit dem Rechner auf unserer Preisseite durchspielen.

System of Record

Das System of Record ist das führende System, in dem der verbindliche Datenstand liegt — die eine Quelle, der alle anderen Werkzeuge folgen. Für eine Sprachschule heißt das praktisch: Buchungen, Zahlungen und Belegungen leben im Verwaltungssystem, und Newsletter-Tool, Buchhaltung oder LMS beziehen ihre Daten von dort — nicht umgekehrt und nicht parallel in fünf Tabellen mit fünf Wahrheiten.

Testimport

Ein Testimport ist der Probeimport der eigenen Bestandsdaten — Schüler, Buchungen, Agenturen — in ein neues System vor der Kaufentscheidung. Er macht zwei Dinge sichtbar, die keine Demo zeigt: wie gut die eigenen Daten strukturell in das neue System passen und wie groß der Migrationsaufwand tatsächlich wird. Wer wechselt, sollte danach fragen; wer ihn anbietet, hat vor der eigenen Datenlage wenig zu verbergen.

White-Label-App

Eine White-Label-App ist eine App oder ein Portal, das unter dem Namen und im Design der Schule auftritt statt unter der Marke des Software-Herstellers. Für die Schule zählt der Außenauftritt: Schüler und Agenturen sehen die Schule, nicht deren Software-Lieferanten. Technisch bleibt es dasselbe Produkt — geprüft werden sollte, welche Elemente sich tatsächlich anpassen lassen (Logo, Farben, Domain) und was das kostet.

Zahlungsabgleich (Reconciliation)

Der Zahlungsabgleich ist die Zuordnung eingehender Zahlungen — Überweisungen, Kartenzahlungen, Zahlungen über Anbieter wie Flywire — zu den offenen Rechnungen und Buchungen, zu denen sie gehören. Manuell ist er einer der größten Zeitfresser im Schulbüro, weil Referenzen fehlen, Beträge abweichen und Agenturen gesammelt zahlen. Wie der Abgleich systematisch funktioniert, zeigt unser Ratgeber zum Zahlungsabgleich in der Sprachschule.