Das Offensichtliche zuerst: Wir bauen eines der Systeme auf dieser Liste. Die meisten „Top-10-Software”-Artikel zu dieser Suche stammen von einem Anbieter, der sich selbst still auf Platz 1 setzt und alle anderen über ihre Schwächen beschreibt. Wir machen den Vergleich lieber offen: Hier sind unsere Kriterien, hier ist, was jedes System wirklich gut kann, und hier ist, für wen es unserer Einschätzung nach passt — auch dort, wo das nicht wir sind. Jede Aussage über Wettbewerber stammt von deren öffentlicher Website oder aus öffentlichen Verzeichnissen, Stand August 2026; wenn etwas nicht mehr stimmt, sagen Sie uns Bescheid — wir korrigieren es.
Kurz gesagt: Für internationale Sprachschulen mit Gastfamilien und Agenturgeschäft sind Fidelo und Class Systems die spezialisierten Kandidaten; kleine lokale Schulen fahren mit Teach’n Go, SchoolMate, Butlerapp (Deutschland) oder Demiks besser; eBECAS gehört Australien/Neuseeland, Elsieapp der britischen Nische. Die ausführlichen Begründungen — und die ehrlichen Grenzen jedes Systems — folgen unten.
Die Kriterien, die wirklich entscheiden
Zwanzig Jahre Arbeit mit Sprachschulen legen fünf Fragen nahe, die diese Systeme schneller trennen als jede Feature-Liste:
- Deckt es den ganzen Weg ab — Anfrage → Angebot → Buchung → Rechnung → Zahlung — oder nur die Kursliste?
- Ist Unterkunftsverwaltung ein echtes Modul? Gastfamilien mit Verfügbarkeit, Matching und Abrechnung — oder ein Textfeld?
- Lassen sich Agenturen richtig anbinden, mit Portalen und automatischer Provisionsabrechnung?
- Sind die Preise öffentlich? In dieser Branche erstaunlich oft nicht.
- Welche Sprachen und welchen Datenschutz verlangt Ihr Markt?
Die Übersicht
| System | Am besten für | Preise öffentlich |
|---|---|---|
| Fidelo | Internationale Schulen & Sprachreiseagenturen | ✓ ab 20 €/Nutzer/Monat |
| Class Systems | Etablierte Schulen, die den Platzhirsch wollen | ✗ auf Anfrage |
| Teach’n Go | Kleine lokale Schulen | ✓ ab 69 €/Monat |
| SchoolMate | Preissensible lokale Schulen (EU) | ✓ öffentlicher Rechner |
| Butlerapp | Deutsche lokale Schulen & Kursanbieter | ✓ ab 49 €/Monat + Buchungsgebühr |
| eBECAS | Colleges in Australien/Neuseeland | teilweise |
| Elsieapp | Britische ELT-Schulen | ✓ £65/Admin/Monat |
| Demiks | Erster Schritt weg von Excel | ✓ Gratis-Tarif |
1. Fidelo — für internationale Sprachschulen und Sprachreiseagenturen
Ja, unser eigenes Produkt — lesen Sie diesen Eintrag entsprechend. Der Fall für Fidelo in einem Absatz: Es ist das einzige System dieser Liste, das als Produktfamilie über alle drei Segmente gebaut ist — internationale Sprachschulen (School), lokale Schulen und Seminaranbieter (School Local) und Sprachreiseagenturen (Agency) — mit Gastfamilien-Verwaltung, Agenturprovisionen und Mehrwährungs-Buchhaltung als Kernmodulen, nicht als Add-ons. Jeder Preis ist öffentlich, ab 20 € pro Verwaltungsnutzer und Monat, mit vollen Volumentabellen und Rechner; Schüler, Lehrer und Agenten sind kostenlos und unbegrenzt. Das ist wirklich selten: In einer Wynter-Analyse von 50 B2B-SaaS-Preisseiten zeigten nur 10 % ihre Preise voll transparent, 62 % versteckten sie hinter „Vertrieb kontaktieren“. Website und Produkt sprechen sechs Sprachen, das Unternehmen ist deutsch (DSGVO/BDSG, Hosting in Ihrer Region) und bedient diesen Markt seit 2005.
Grenzen: Wer nur einfache Kursbuchung für eine kleine lokale Schule braucht, bekommt mit Fidelo unter Umständen mehr System als nötig — für diesen einen Job sind einige der Tools weiter unten günstiger. Einen kostenlosen Selbstbedienungs-Einstieg gibt es nicht; der Weg hinein ist eine 30-minütige Demo, auf Wunsch mit Testimport Ihrer echten Daten.
Am besten für: Schulen mit internationalen Schülern, Unterkünften und Agenturgeschäft — und für Agenturen selbst.
2. Class Systems — der etablierte Name
Class Systems bedient internationale Sprachschulen seit 1989 und nennt 250+ Schulen als Kunden; gerade unter britischen Schulen ist es der Platzhirsch, den jeder Einkäufer kennt, mit starken namentlichen Referenzen. Die Kompromisse sind struktureller Natur: Preise gibt es auf Anfrage (die einzige öffentliche Zahl, auf Capterra, liegt bei £2.000 pro Nutzer und Jahr), Website und Produkt sind rein englisch.
Am besten für: etablierte Schulen, die den bekanntesten Namen wollen und Angebotsanfragen nicht scheuen. Wir pflegen einen ehrlichen Punkt-für-Punkt-Vergleich mit Class Systems.
3. Teach’n Go — der polierte Generalist für kleine Schulen
Teach’n Go (Irland) hat den reibungslosesten Selbstbedienungs-Funnel der Nische — Trial direkt in die App, ab 69 € im Monat — und die stärkste unabhängige Review-Basis (Capterra 4,7 bei 83 Bewertungen, Stand 08/2026). Es ist ein generelles Schulverwaltungs-Tool: Was es nicht bewirbt, ist die internationale Ebene — Gastfamilien, Visa, Agenturprovisionen.
Am besten für: kleine lokale Schulen ohne Unterkunfts- und Agenturgeschäft. Wo sich die Wege trennen, zeigt der Vergleich Fidelo vs. Teach’n Go.
4. SchoolMate — die Budget-Option in der EU
SchoolMate (Madrid) ist ein modulares System für lokale Sprachschulen mit ungewöhnlich aggressivem Preis: Der volle Modulausbau kostet für eine Schule mit bis zu 50 aktiven Schülern rund 75 € im Monat (laut öffentlichem Preisrechner), abgerechnet nach aktiven Schülern ohne Vertrag, dazu ein 30-Tage-Test zum Selbststarten. Die Grenzen sind das Spiegelbild: Das Modell endet bei 1.000 Schülern, und Agentur-, Junior- und Gruppenreise-Tiefe sind nicht Teil des Produkts.
Am besten für: preissensible lokale Schulen in Süd- und Mitteleuropa. Die strukturellen Unterschiede stehen im Vergleich Fidelo vs. SchoolMate.
5. Butlerapp — der deutsche Local-Spezialist
Butlerapp ist der stärkste deutsche Anbieter im lokalen Segment: eine Kurs- und Buchungsverwaltung, die konsequent auf den deutschen Markt zielt — mit ISO-27001-, GoBD- und E-Rechnungs-Badges und der dichtesten Review-Präsenz im DACH-Raum. Auf OMR Reviews ist es das einzige System dieser Liste (4,6 bei 5 Bewertungen; Capterra 4,7 bei 9). Die Preise stehen öffentlich auf der Startseite, Pakete ab 49 € im Monat — mit einer Besonderheit, die man vor der Unterschrift kennen sollte: Zur Flatrate kommt eine umsatzabhängige Buchungsgebühr (3 % im kleinen Paket, 2 % im mittleren, individuell im großen). Website und Produkt sind rein deutsch, und die internationale Ebene — Gastfamilien, Visa, Agenturprovisionen — ist nicht sein Terrain.
Am besten für: deutsche lokale Schulen und Kursanbieter, denen ein deutscher Anbieter mit Compliance-Fokus wichtig ist und die ein anteiliges Preismodell akzeptieren. Wie sich Fixpreis und Buchungsgebühr in der Praxis unterscheiden, zeigt der Vergleich Fidelo vs. Butlerapp.
6. eBECAS / EDMISS — der Australien-Spezialist
eBECAS bedient internationale Colleges in Australien und Neuseeland seit 1986 und kann etwas, das sonst niemand hier kann: behördliches Compliance-Reporting (CRICOS/PRISMS). Die Preise sind teilöffentlich (93–105 australische $ pro Nutzer/Monat plus 2.000 australische $ Setup, Stand 08/2026). Außerhalb von AU/NZ wird der Fokus zur Grenze.
Am besten für: Colleges und ELICOS-Anbieter in Australien und Neuseeland. Für europäische Schulen, die beide prüfen: der Vergleich Fidelo vs. eBECAS.
7. Elsieapp — der britische Nischen-Veteran
Elsieapp (UK, seit 2007) deckt den internationalen Schul-Workflow ab — Unterkünfte, Agenten, Portale — mit einem radikal einfachen Preis: £65 + VAT pro Admin-Account und Monat, alles inklusive. Es bewirbt automatisiertes British-Council- und English-UK-QUIC-Reporting, das sonst niemand auf dieser Liste namentlich nennt. Wissenswert: Die öffentlichen Release Notes und der Blog enden 2019, und außerhalb Großbritanniens ist keine Präsenz erkennbar.
Am besten für: britische ELT-Schulen, die einen einfachen Sitzplatz-Preis und lokales Compliance-Reporting wollen.
8. Demiks — der kostenlose Einstieg
Demiks (Kanada, 2017) bietet einen Gratis-Tarif und eine Anmeldung mit einem einzigen Feld — der reibungsärmste Weg, eine sehr kleine Schule von Tabellen wegzubekommen. Es ist ein junges Produkt mit kleinem öffentlichem Fußabdruck (zwei Reviews zum Zeitpunkt dieses Artikels), und die internationale Ebene (Unterkünfte, Agenturen) ist nicht sein Terrain.
Am besten für: sehr kleine Schulen beim ersten Schritt weg von Excel.
Und für Agenturen?
Zwei Systeme bedienen reine Agenturen gut: Edvisor (Kanada) als Quoting-Netzwerk zwischen Agenturen und Schulen und Agentcis (Australien) als Agenten-CRM mit Gratis-Tarif. Beide sind rein englisch und enthalten keine Schulverwaltung. Wenn Ihr Betrieb Agentur- und Schulgeschäft kombiniert — oder Provisionen ohne Doppelerfassung zwischen beiden Seiten fließen sollen — ist genau diese Kombination das, wofür Fidelo Agency plus Fidelo School gebaut wurden.
Die Kurzfassung
Wählen Sie Class Systems, wenn Sie den Platzhirsch wollen und Preise auf Anfrage akzeptieren. Wählen Sie Teach’n Go, SchoolMate oder Demiks für eine kleine lokale Schule ohne internationales Geschäft — bester Funnel, niedrigster Preis oder Gratis-Start, in dieser Reihenfolge. Wählen Sie Butlerapp für eine rein deutsche lokale Schule, wenn Ihnen deutsche Compliance-Badges wichtiger sind als ein Fixpreis ohne Buchungsgebühr. Wählen Sie eBECAS in Australien/Neuseeland und Elsieapp in Großbritannien für deren lokale Compliance-Stärken. Und wählen Sie Fidelo, wenn Ihre Schule von internationalen Schülern, Gastfamilien und Agenturpartnern lebt — oder Sie selbst eine Agentur sind. Der schnellste Test dieser Behauptung ist eine 30-minütige Demo mit Testimport Ihrer eigenen Daten — und jeder Preis steht bereits im Netz.